Különböző területek szakértői, tanácsadók és egykori cégvezetők segítenek abban, hogyan legyünk eredményesebbek a munkahelyünkön.
Rengeteg lehetőség van arra, hogy produktívabbá váljunk, például érdemes listát vezetni a teendőkről vagy 30 perces szakaszokat kijelölni. Egyes módszerek azonban hatékonyabbak a többinél, és ezek alkalmazásával időt takaríthatunk meg.
„Úgy érezzük, hogy kevesebb időnk van, mint korábban, és bizonyos szempontból valóban így van. A 24/7-es technológiák és az e-mailben állandóan érkező teendők miatt nehéz betartani, hogy mik is a prioritások” – mondta Erica Keswin munkahelyi stratégia, korábbi coach, egy szakkönyv szerzője.
A szakértő szerint az a kulcs, hogy azzal törődjünk jobban, amire több figyelmet akarunk szentelni, különben a rossz dolgoknál ragadunk le: „Mindig azt mondom az embereknek, hogy kérdezzék meg maguktól: a naptárukban visszaköszönnek az értékeik?”
Itt van tehát 15 tipp egyenesen a szakértőktől, amelyek révén hatékonyabbak lehetünk és jobban beoszthatjuk az időnket.
Tervezzünk előre!
Mielőtt lefekszünk, szakítsunk időt a másnap megtervezésére. Nézzünk meg a beosztást, a napirendre, készüljünk fel arra, hogy milyen határidőkre várnak ránk. Akár még bekészíthetünk egy kávét is előre, hogy reggel csak le kelljen főzni. Írhatunk listát a másnapi tennivalókról – egy kis tervezés hatásos lehet.
Keljünk fel korábban!
Ha előbb ébredünk, több időnk van tervezni és rendszerezni, átgondolni, hogy milyen nap vár ránk. Ha már reggel ki tudunk húzni néhány tételt a listánkról, később több időnk marad másra. Van, aki már úgy tud beérni az irodába, hogy átnézte a teendőt és felkészült rájuk, megivott egy kávét és akár egy fitnesz órán is túl van.
Határozzuk meg a fő célunkat!
Döntsük el, hogy mit szeretnénk elérni és gondolkodjunk hosszú távon. Sokan azért veszítik el a fonalat, mert nincs meg tisztán a céljuk. Ha érkezik egy új feladat, így azt tudjuk mondani: most nem, vagy más alkalmasabb arra, hogy kezelje a helyzetet.
Naponta 3-5 teendőt válasszunk!
Ne legyen túl hosszú a tennivalók listája. Válasszunk olyan dolgokat, amiket könnyedén teljesíteni tudunk. Így produktívak lehetünk anélkül, hogy nyomasztanának a feladatok.
Használjunk színeket!
A listákon alkalmazhatunk színeket a különböző teendőkre. Vannak erre tökéletesen alkalmas applikációk is. Így könnyebb átlátni a feladatok és eligazodni közöttük.
Vezessük a naptárat!
Válasszunk egy olyan naptár applikációt, ami megfelelő a számunkra – aztán használjuk is. Töltsük fel az új találkozókat és ellenőrizzük naponta többször, nehogy lemaradjunk valamiről. Lehetetlen szervezettnek maradni és átlátni mindent, ha bizonytalanok vagyunk az idővel, a helyszínekkel, a határidővel, találkozókkal.
Legyenek prioritások
Írjuk fel az összes célunkat, és mindegyik mellé tegyük oda, hogy mennyire fontos. A sorrend elkészítése és betartása az egyik legnehezebb feladat, de a legfontosabb is.
Alkossunk részfeladatokat!
Ha kisebb lépésekben haladunk, könnyebben előrejuthatunk. Ha például egy éves feladatunk van, bontsuk le hónapokra, hetekre, aztán napokra – így látni fogjuk, mennyit kell teljesítenünk, és ennek megfelelő tervet készíthetünk.
Hagyjunk időt az e-mailek megválaszolására!
A hatékonysághoz fókuszált munka kell. Ha mindig megválaszolunk egy e-mailt, ahogy az megjelenik, csak ebből áll a napunk. Ha viszont naponta kijelölünk erre bizonyos időszakokat, és egymás után többet is megválaszolunk, akkor az látszani fog a hatékonyságon is.
Ne vonja el a figyelmünket semmi
Ha korlátozzuk a zavaró tényezőket, akkor fókuszált munkát tudunk végezni. Korlátozzuk a közösségi média használatát, ne bonyolódjunk 15 perces társalgásba a kollégákkal, ha pedig nagy munkában vagyunk, zárjuk be az iroda ajtaját, hogy mások se ugorjanak be beszélgetni.
Tartsunk rövid szüneteket!
A kis szünetek segíthetnek elkerülni a kiégést. 25 perc munka után 5 perc pihenés hasznos lehet.
Készítsünk e-mail detoxot!
Sok spam, értesítés, frissítés is érkezik a fontos levelek mellett. Nem tart hosszú ideig egy ilyet törölni, de sokat egymás után már igen, és az energiát másra is lehet fordítani. Az e-mail detox révén leiratkozhatunk a felesleges levelekről, hogy valóban csak a lényeges információk jussanak el a fiókunkba.
Hallgassunk instrumentális zenét!
A szöveg nélküli zene jobban ki tudjuk zárni a külvilágot és hatékonyabban tudunk fókuszálni a feladatra.
Néha dolgozzunk otthonról!
A rugalmas munka az egyik kulcsa a hatékonyságnak. Egy felmérés szerint a dolgozók 65 százaléka mondta azt, hogy produktívabb otthonról, mert kevesebb dolog vonja el a figyelmét és nem okoz stresszt a közlekedés. Kérdezzük meg a főnököt, hogy legalább időnként engedi-e az otthoni munkavégzést.
Vegyük ki az egész szabadságot, hogy ne égjünk ki!
Egy kutatás szerint egy átlagos amerikai csak a szabadsága felét veszi ki, mert attól tart, hogy elmarad a munkával. Ez azonban kontraproduktív – attól nem leszünk hatékonyabbak, hogy nem hagyunk időt a pihenésre és a feltöltődésre.
(Fotó: deskmag)
